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Email產生器提供多樣中文商業Email範例!

規範的商業用戶是彰顯我們職場專業性的“臉面”,特別是作為職場新人,能否迅速掌握、得體運用規範商業用語,成為職場“搶跑”的關鍵。但大部分學校並沒有教授中文商業寫作規範,卻要求職場新人立刻馬上會使用,規範商業用語成為職場新人非常頭大的事情。

而對于職場老骨頭來說,商業用語是否規範亦是非常重要的因素。如果在商業用語中犯錯誤,會對自己開展業務造成較大的尷尬和麻煩。因此,我們需要一個能隨時隨地為我們指導和規範商業用語的“外腦”,讓我們在工作過程中提升效率、事半功倍。

而在規範商業用語中,Email禮儀又不可或缺。但複雜的中文商業Email範例讓人頭大,學習成本很高。在與客戶的來往信件中,規範得體的商業用語是Hold住客戶、展現專業性的第一步,也是我們職場成功的第一步。

如何避免自己的Email成為可怕的“萬言書”,或者是格式不規範讓客戶直接火大的“沒頭尾信”,在客戶面現彰顯自己的專業性呢?讓充滿創意又嚴謹的AI助手來幫你吧!

Email產生器

一、使用內構AI算法的ChatArt Email產生器

1 ChatArt介紹

ChatArt作為充滿創意探索的AI助手,提供包括AI寫作、AI聊天、的多種應用場景,是目前全網功能最強大的AI輔助工具之一。ChatArt對於多種情景創意的支持,將化身你的“最強外腦”!

chatArt

ChatArt
最佳AI聊天、AI寫作、行銷助手

5,323,556名用戶已免費體驗

  • 內構多種AI算法:所有功能均可使用ChatGPT-4o、Google Gemini 1.5 Pro、Claude 3.5 Sonnet等。
  • 多語言支援:ChatArt支援繁體中文的匯入及匯出及介面。另有多種語言選擇,如英文、法文、日文等。
  • 聯網功能:即時對任何提問、需求展開聯網搜索,提供最新、最准確的解決方案。
  • 即時語音:可通過即時對話,為您提供更真切、更豐富的情感需求。
  • 多功能:內建多個社交媒體貼文生成器外,支援生成社交媒體影片腳本、摘要、部落格文章、論文、AI繪圖等。

ChatArt亦整合了強大的文本生成功能,以對話生成我們所需要的內容。在網頁端點選“創作中心”—“員工”,可以快速定位到各種工作需求場景,比如郵件答復。在最新的GPT-4o算法加持下,在App端可喚起即時語音對話,支援連網搜索,更好地協助我們創作規範的商業Email文本。

ChatArt Email產生器

2 如何使用ChatArt生成規範得體的商業Email

網頁端使用如下:

打開ChatArt,選擇“創作中心”—“員工”—“郵件答復”,僅需提供需要撰寫的郵件的基本內容,即可幫你一鍵生成規範的商業Email文本!

使用ChatArt生成Email

APP使用步驟如下:

打開ChatArt APP,點擊“AI聊天”,選擇需要調用的大模型,告訴ChatArt你需要撰寫的商業Email的基本訊息,ChatArt會為你生成一封完整、流暢、得體的Email信件!

如何使用ChatArt App生成Email

二、商業Email範例(列舉一些 特定商業用途的Email用語)

全球最大的求職網站indeed例舉了中文商業Email的七大重點,並給出例子:

重點1:換個專業電郵地址

商業Email的作用就是要幫您爭取生意、見工或達成其他商業目的。電郵地址是您給收件人的第一個印象。特別是Freelancer自僱人士,他們通常會用個人電郵,偏偏很多人的電郵地址都怪得不得了,例如loveyouforever@Email.com或者helloKitty123456@Email.com,這類電郵地址就算僥倖避過電腦的垃圾郵件過濾。因此應該先檢查一下自己的電郵地址夠不夠專業,通常應該以您的姓名行頭,例如susan.wong@Email.com。如果不專業的話,那就馬上申請一個新的郵箱吧。

中文 商業 Email 範例

重點2:標題簡潔有力

今天的職場,可能一天動輒收到百幾封電郵,真是令人眼都花。怎樣能在「炸爆」的郵箱中脫穎而出,就很講求這個標題。如果想吸引對方點擊您的電郵,就要在標題下功夫。

首先,標題一定不能空白,否則多數過不了垃圾郵件過濾。另外,標題要一針見血,清楚講明Email的主題,讓人一看就知電郵有何目的。例子如下:

  • 應徵辦公室助理 (Ref:ABC-123456)
  • 韓國熱賣健康食品尋求合作機會

以上是最公式的標題,雖然不算突出,但勝在夠「穩陣」。有些人亦可能用較為花巧的標題,希望吸引注意,這種做法有好有弊。如果標題吸睛,確實可以在茫茫電郵堆中脫穎而出,但萬一處理得不好,很容易被人誤會為有什麼不軌企圖,垃圾桶相信會有您一席。

重點3:稱謂越親切越好

如果您有辦法知道收件人的真實名稱,例如從新聞稿或網站,那就一定要稱呼對方大名,這可增加親切感,對於您想傾談的事會有幫助。假如無法查出收件人是誰,一般就會稱呼「經理」,不過若知道特定部門最好就要加上,同樣會較有好感。稱呼之後則要加上「鈞鑒」以示尊敬。例如:

  • 黃董事鈞鑒:
  • 營銷部經理鈞鑒:

重點4:寫信開頭問候語應交待寫信目的

開頭主要是交代整封信的寫作目的,力求簡潔,一兩句就夠。總之要做到不看下文也知道您想做什麼。例子如下:

  • 閣下於2021年7月3日的投訴信已經收到,經本部門詳細查明,現在致函回覆。
  • 本公司旗下多款韓國保健產品深受顧客歡迎,現特致函與貴公司洽談合作機會。

重點5:核心內容要有份量

您可將這部分看成是漢堡包中間的牛肉,真是食粥食飯要靠這部分。很多人會誤解,以為若想這部分有份量,就要長篇大論,好像要寫幾千字的大作。事實上,根本沒有人願意花這樣的時間來看您的「巨著」。即使您有很豐富的內容,亦應限制在200字之內,盡量做到一石擊起千層浪的效果。

這部分的實際內容很視乎個別情況,雖然不盡相同,但這裡有一個貼士,就是要盡量說得具體,最好可以量化,給一些實質數字,又或者舉一兩個實例,因為空泛的說話人人都可以講到天下無敵,但作用就不大了,人家不會相信。

重點6:最後的期望

最後部分通常是表達期望,希望對方採取什麼行動。另外,很多時亦會加上自己的聯絡方法,方便對方可以直接聯絡您進行更詳細的討論,亦可表示自己的誠意。例子如下:

  • 我們衷心期望有幸與貴公司合作,創造共贏機會。本人誠意附上電郵peter.chan@Email.com及電話12345678,歡迎隨時接洽本人深入商討合作事宜。

重點7:最後結束格式

最後來到商業書信的收尾格式,亦是不能少。首先是祝頌語,較為現代的寫法只需齊左一行,例子如下:

  • 祝工作愉快!
  • 敬祝業務蒸蒸日上!
  • 另外亦可用較傳統寫法,先有兩個空隔,然後寫「敬祝」,之後開新行齊左寫「鈞安」或「台安」。

之後就是加上自己的名稱和寫信日期。另外,若您的電郵有其他附件,例如建議書或履歷表,則應再加一段如下:

三、結語

AI時代,我們不需要困在繁雜的Email文書規範工作中。

無論是職場新兵、還是老骨頭,應該把工精力放在更重要的事情上,而不是消耗在無謂的商業文本規範學習中。

而將撰寫得體規範的Email文書工作,交給ChatArt吧,告訴他我們的需求和特色、客戶的特點和顧慮、任務的難點…他會事無巨細將所有需求一一考慮在內,依靠強大的AI模型,隨心所向地為我們生成我們所需要的Email文書,將我們從文書中徹底“解放”出來,讓我們將精力花在更重要的事情上。

嘗試下ChatArt吧,他是我們工作中可靠、專業、無私的夥伴!

內構GPT-4o

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