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Email產生器提供多樣中文商業Email範例！
6分鐘閱讀
規範的商業用戶是彰顯我們職場專業性的“臉面”，特別是作為職場新人，能否迅速掌握、得體運用規範商業用語，成為職場“搶跑”的關鍵。但大部分學校並沒有教授中文商業寫作規範，卻要求職場新人立刻馬上會使用，規範商業用語成為職場新人非常頭大的事情。
而對于職場老骨頭來說，商業用語是否規範亦是非常重要的因素。如果在商業用語中犯錯誤，會對自己開展業務造成較大的尷尬和麻煩。因此，我們需要一個能隨時隨地為我們指導和規範商業用語的“外腦”，讓我們在工作過程中提升效率、事半功倍。
而在規範商業用語中，Email禮儀又不可或缺。但複雜的中文商業Email範例讓人頭大，學習成本很高。在與客戶的來往信件中，規範得體的商業用語是Hold住客戶、展現專業性的第一步，也是我們職場成功的第一步。
如何避免自己的Email成為可怕的“萬言書”，或者是格式不規範讓客戶直接火大的“沒頭尾信”，在客戶面現彰顯自己的專業性呢？讓充滿創意又嚴謹的AI助手來幫你吧！
一、使用內構AI算法的ChatArt Email產生器
1 ChatArt介紹
ChatArt作為充滿創意探索的AI助手，提供包括AI寫作、AI聊天、的多種應用場景，是目前全網功能最強大的AI輔助工具之一。ChatArt對於多種情景創意的支持，將化身你的“最強外腦”！
ChatArt
最佳AI聊天、AI寫作、行銷助手
5,323,556名用戶已免費體驗
- 內構多種AI算法：所有功能均可使用ChatGPT-4o、Google Gemini 1.5 Pro、Claude 3.5 Sonnet等。
- 多語言支援：ChatArt支援繁體中文的匯入及匯出及介面。另有多種語言選擇，如英文、法文、日文等。
- 聯網功能：即時對任何提問、需求展開聯網搜索，提供最新、最准確的解決方案。
- 即時語音：可通過即時對話，為您提供更真切、更豐富的情感需求。
- 多功能：內建多個社交媒體貼文生成器外，支援生成社交媒體影片腳本、摘要、部落格文章、論文、AI繪圖等。
ChatArt亦整合了強大的文本生成功能，以對話生成我們所需要的內容。在網頁端點選“創作中心”—“員工”，可以快速定位到各種工作需求場景，比如郵件答復。在最新的GPT-4o算法加持下，在App端可喚起即時語音對話，支援連網搜索，更好地協助我們創作規範的商業Email文本。
2 如何使用ChatArt生成規範得體的商業Email
網頁端使用如下：
打開ChatArt,選擇“創作中心”—“員工”—“郵件答復”，僅需提供需要撰寫的郵件的基本內容，即可幫你一鍵生成規範的商業Email文本！
APP使用步驟如下：
打開ChatArt APP，點擊“AI聊天”,選擇需要調用的大模型，告訴ChatArt你需要撰寫的商業Email的基本訊息，ChatArt會為你生成一封完整、流暢、得體的Email信件！
二、商業Email範例（列舉一些 特定商業用途的Email用語）
全球最大的求職網站indeed例舉了中文商業Email的七大重點，並給出例子：
重點1：換個專業電郵地址
商業Email的作用就是要幫您爭取生意、見工或達成其他商業目的。電郵地址是您給收件人的第一個印象。特別是Freelancer自僱人士，他們通常會用個人電郵，偏偏很多人的電郵地址都怪得不得了，例如loveyouforever@Email.com或者helloKitty123456@Email.com，這類電郵地址就算僥倖避過電腦的垃圾郵件過濾。因此應該先檢查一下自己的電郵地址夠不夠專業，通常應該以您的姓名行頭，例如susan.wong@Email.com。如果不專業的話，那就馬上申請一個新的郵箱吧。
重點2：標題簡潔有力
今天的職場，可能一天動輒收到百幾封電郵，真是令人眼都花。怎樣能在「炸爆」的郵箱中脫穎而出，就很講求這個標題。如果想吸引對方點擊您的電郵，就要在標題下功夫。
首先，標題一定不能空白，否則多數過不了垃圾郵件過濾。另外，標題要一針見血，清楚講明Email的主題，讓人一看就知電郵有何目的。例子如下：
- 應徵辦公室助理 (Ref:ABC-123456)
- 韓國熱賣健康食品尋求合作機會
以上是最公式的標題，雖然不算突出，但勝在夠「穩陣」。有些人亦可能用較為花巧的標題，希望吸引注意，這種做法有好有弊。如果標題吸睛，確實可以在茫茫電郵堆中脫穎而出，但萬一處理得不好，很容易被人誤會為有什麼不軌企圖，垃圾桶相信會有您一席。
重點3：稱謂越親切越好
如果您有辦法知道收件人的真實名稱，例如從新聞稿或網站，那就一定要稱呼對方大名，這可增加親切感，對於您想傾談的事會有幫助。假如無法查出收件人是誰，一般就會稱呼「經理」，不過若知道特定部門最好就要加上，同樣會較有好感。稱呼之後則要加上「鈞鑒」以示尊敬。例如：
- 黃董事鈞鑒：
- 營銷部經理鈞鑒：
重點4：寫信開頭問候語應交待寫信目的
開頭主要是交代整封信的寫作目的，力求簡潔，一兩句就夠。總之要做到不看下文也知道您想做什麼。例子如下：
- 閣下於2021年7月3日的投訴信已經收到，經本部門詳細查明，現在致函回覆。
- 本公司旗下多款韓國保健產品深受顧客歡迎，現特致函與貴公司洽談合作機會。
重點5：核心內容要有份量
您可將這部分看成是漢堡包中間的牛肉，真是食粥食飯要靠這部分。很多人會誤解，以為若想這部分有份量，就要長篇大論，好像要寫幾千字的大作。事實上，根本沒有人願意花這樣的時間來看您的「巨著」。即使您有很豐富的內容，亦應限制在200字之內，盡量做到一石擊起千層浪的效果。
這部分的實際內容很視乎個別情況，雖然不盡相同，但這裡有一個貼士，就是要盡量說得具體，最好可以量化，給一些實質數字，又或者舉一兩個實例，因為空泛的說話人人都可以講到天下無敵，但作用就不大了，人家不會相信。
重點6：最後的期望
最後部分通常是表達期望，希望對方採取什麼行動。另外，很多時亦會加上自己的聯絡方法，方便對方可以直接聯絡您進行更詳細的討論，亦可表示自己的誠意。例子如下：
- 我們衷心期望有幸與貴公司合作，創造共贏機會。本人誠意附上電郵peter.chan@Email.com及電話12345678，歡迎隨時接洽本人深入商討合作事宜。
重點7：最後結束格式
最後來到商業書信的收尾格式，亦是不能少。首先是祝頌語，較為現代的寫法只需齊左一行，例子如下：
- 祝工作愉快！
- 敬祝業務蒸蒸日上！
- 另外亦可用較傳統寫法，先有兩個空隔，然後寫「敬祝」，之後開新行齊左寫「鈞安」或「台安」。
之後就是加上自己的名稱和寫信日期。另外，若您的電郵有其他附件，例如建議書或履歷表，則應再加一段如下：
- 附件：履歷表、推薦信
三、結語
AI時代，我們不需要困在繁雜的Email文書規範工作中。
無論是職場新兵、還是老骨頭，應該把工精力放在更重要的事情上，而不是消耗在無謂的商業文本規範學習中。
而將撰寫得體規範的Email文書工作，交給ChatArt吧，告訴他我們的需求和特色、客戶的特點和顧慮、任務的難點…他會事無巨細將所有需求一一考慮在內，依靠強大的AI模型，隨心所向地為我們生成我們所需要的Email文書，將我們從文書中徹底“解放”出來，讓我們將精力花在更重要的事情上。
嘗試下ChatArt吧，他是我們工作中可靠、專業、無私的夥伴！
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